Texto

GestionaDOC, Gestión integral de los documentos de tu organización

En Treda Solutions implementamos GestionaDOC, una solución integral para la gestión documental física y electrónica de su organización cumpliendo con resolución 8934 de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Considerando que el plazo para aplicarla se venció el 31 de marzo de 2016.

Presentamos GestionaDOC, una solución integral para la gestión documental física y electrónica de su organización. Al implementar un proyecto, definimos la estrategia para gestionar la documentación de las series principales: Clientes, Proveedores, Contabilidad, Historias laborales y otras que se requieran. Así mismo, definimos la estructura documental con sus asuntos y respectivas tablas de valoración y retención documental, la cuál se construye a partir del organigrama de cada organización.

Ejecutamos el proyecto en dos grandes fases, inicialmente realizamos la gestión documental física en siete pasos, en los que el Consultor de Gestión Documental junto con el Responsable Interno de la Gestión Documental, se encargarán de:

1. Realizar el inventario documental
2. Construir las Tablas de Valoración y de Retención Documental
3. Definir los criterios de archivo
4. Estimar los volúmenes de fondos acumulados
5. Asesorar la tercerización de la depuración, digitalización e indexación de los documentos; al hacerlo con digitalización certificada, será posible destruir el archivo fisico, garantizando el valor probatorio de los documentos
6. Organizar el archivo físico de los documentos
7. Definir el procedimiento para el día a día
8. Capacitar para aplicación de las tablas de retención documental

En la segunda fase del proyecto, participa además el Consultor TIC, para implementar la gestión documental electrónica en cinco pasos:

Instalación y configuración de la plataforma Web en nuestros servidores en la nube

Cargue masivo de los documentos digitalizados

Capacitación y acompañamiento en el uso de GestionaDOC

Implementación de las series documentales en la plataforma

Soporte técnico a la plataforma en el tiempo

Al terminar la implementación de GestionaDOC, un Auditor Interno en Sistemas de Gestión Documental evalúa que se cumplan los lineamientos de la resolución 8934 de 2014

Para mayor información, favor visitar nuestro Sitio Web.

• Desarrollado por: Medellín / Colombia / Suramérica • info@tredasolutions.com • Innovación para su negocio •